Zorg uit handen Prinses Máxima Centrum genomen met innovatief netwerk en diensten

Uitdagingen: In zeer korte tijd gedurende de ruwbouw van het centrum vast én draadloos netwerk ontwerpen, bouwen en in beheer nemen inclusief het inrichten van alle technische ruimtes

Oplossing: Verantwoordelijkheid neerleggen bij consortium gespecialiseerde bedrijven die het Prinses Máxima Centrum volledig ontzorgen

Probleem: Project niet eerder ergens in de wereld uitgevoerd; geen referenties voorhanden

Resultaat:
– Alles op tijd klaar voor de kinderen naar het centrum verhuisden
– Gesegmenteerd netwerk voor veilig verkeer door meerdere doelgroepen
– Kinderen die voor behandeling in isoleer moeten, houden via netwerk contact met vrienden
– Sinds oplevering functioneert netwerk probleemloos
– Volledig ontzorgen van Prinses Máxima Centrum rondom het netwerk, de technische ruimtes en het beveiligingsdomein
– Innovatieve portal voor monitoring van ruimtes en afhandeling van reports

Case

“Een mooi ziekenhuis, maar natuurlijk verschrikkelijk dat dit gebouw er moet zijn”, zo vat Richard Kamman de gevoelens samen rond het Prinses Máxima Centrum in Utrecht voor kinderen met kanker. Kamman is Directeur ICT van het centrum. Op de kast in zijn werkkamer prijkt de trofee die hoort bij de award voor ICT/Telecom Manager van het Jaar 2018 van brancheorganisatie BTG. Het is ook niet niks wat hij met zijn team en IT-dienstverlener Conscia, technisch dienstverlener Engie en beveiligingsspecialist Pinewood in korte tijd voor elkaar heeft gekregen. Door het raam van zijn werkkamer zien we het gebouw waar veel onderzoekers alle facetten van de ziekte bestuderen; ook aangesloten op het netwerk.

Het verhaal van het Prinses Máxima Centrum begint met de constatering dat behandeling van en onderzoek naar oncologie bij kinderen in Nederland te versnipperd is. Een centrale voorziening is het antwoord. Aangezwengeld door bevlogen kinderoncologen en de vereniging van ouders van kinderen met kanker (VOKK)

Op 1 januari 2016 kreeg Kamman de aanstelling als CIO van het nog te bouwen centrum. “Ik ben met een aantal grote IT-leveranciers rond de tafel gaan zitten en heb gevraagd wie wil meedenken. Het was een groot avontuur. We wisten niet wat we zouden tegenkomen, het gros van de gebruikers was nog onbekend, er waren geen referenties, geen procedures, geen vaste werkplekken. We wisten alleen dat chaos op de loer lag. Ik had geen team met de expertise die nodig is om de benodigde IT-infrastructuur in te richten. Die kennis en ervaring moest komen van de leveranciers. Gelukkig is dat heel goed gegaan”, licht Kamman toe.

Eind 2016 is de Europese aanbesteding gedaan voor het vaste en draadloze netwerk en de bijbehorende security. Het trio Conscia (IT-dienstverlener), Engie (technisch dienstverlener) en Pinewood (security specialist) heeft de handschoen opgepakt, waarbij Conscia de regie voerde. “Dat was voor ons ook een nieuwe rol”, zegt Fernand Warmerdam, Senior Account Manager bij Conscia. “Maar wel één die we graag en met verve vervullen; we zien in toenemende mate dat onze klanten willen dat wij de regie voeren bij grootschalige projecten”

Intensief zorgverband

Een gloednieuw, zelfstandig centrum voor verpleging annex academisch onderzoek. Greenfield situatie zou je denken, maar niets is minder waar. Er bestaat een intensief zorgverband tussen het WKZ (onderdeel van het Universitair Medisch Centrum in Utrecht) en het Prinses Máxima Centrum. De operaties worden immers in het WKZ uitgevoerd, evenals de Intensive Care. Het voor het Prinses Maxima specifieke kinderoncologisch EPD was al onderdeel van het UMCU Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). Dit is zo gebleven.

Dus deels een gloednieuw netwerk, maar met vertakkingen naar een bestaand netwerk voor onder meer de EPD-applicatie.

Met een klein team mensen heeft Kamman vastgesteld welke functionele bouwblokken nodig zijn voor de gewenste IT-infrastructuur: ERP, EPD, een portal, enzovoorts. “En welke architectuurprincipes moeten we hanteren vanuit het oog van ouder en kind. Want dat is het epicentrum van het Prinses Máxima Centrum: de band tussen ouder en kind. Wij hebben daarvoor 87 heel specifieke ouder/kind kamers gerealiseerd”, vertelt Kamman.

Persona’s

“We zijn begonnen met elkaar de persona’s vast te stellen: wie gebruiken het netwerk en welke voorwaarden passen daarbij”, vertelt Warmerdam. Gaandeweg is dat natuurlijk aangepast, want we hebben het over een centrum dat zijn weerga niet kent.

Om maximale bewegingsvrijheid te gunnen aan de kinderen en hun ouders is een draadloos netwerk een vereiste. Als aanvulling op het vaste netwerk met lijntjes naar het WKZ en het onderzoekscentrum. “Iedereen stelt zo zijn eigen eisen aan het netwerk. De onderzoekers bijvoorbeeld hebben veel lichtpaden nodig voor de massa’s data en een open relatie met andere onderzoekscentra in de wereld. De medische gegevens uit het EPD mogen onder geen beding lekken”, stelt Kamman een paar uitdagingen.

De wensen van kinderen en ouders zijn leidend voor de inrichting van het netwerk. “Zo kwam een jongen van zestien bij ons die vier weken voor behandeling in een geïsoleerde omgeving moest leven. Hij wilde wel kunnen blijven gamen met zijn vrienden; over het draadloze netwerk. We hebben daar een deel van het draadloze netwerk voor kunnen reserveren, maar bedachten al snel dat het niet bij deze ene jongen zou blijven. Dus hebben we hier een permanente oplossing voor ingericht.”

Het netwerk omvat alle endpoints, dus bijvoorbeeld ook de toegangsdeuren naar de parkeergarage. Het is volledig beheerd; nu nog via een fabric-gebaseerde omgeving, maar al wel voorbereid op een eventuele software defined inrichting.

Nieuwbouw

Normaal gesproken zet de aannemer een gebouw neer en dan komt de systeemintegrator om het netwerk te plaatsen. “Maar die tijd hadden wij niet”, zegt Kamman. “We hebben natuurlijk ook moeten constateren dat de ruimtes volledig kaal waren en dat we dus ook nog alles moesten aanleggen van bekabeling en spanning (in de racks).”

“Dat was veel overleg met de bouwer”, vervolgt Warmerdam. “Want er stond voor miljoenen euro’s aan apparatuur in het gebouw. Stofgevoelig. Dus als er gezaagd en getimmerd moest worden, dan moesten de bouwvakkers daar rekening mee houden. We hebben veel tijdelijke maatregelen, zoals luchtsluizen, moeten treffen.”

Hij vertelt dat Engie de ruimten conditioneerde, voor bijvoorbeeld temperatuur en luchtvochtigheid, Conscia de beveiliging heeft ingericht en Pinewood het security operations center beheert. Kamman beschikt over een klein IT-team. “En dat willen we zo houden”, stelt hij. “Zo hebben we het ICT support en beheer van apparatuur en de ruimtes ook bij het consortium belegd. Zij houden in de gaten wanneer apparatuur moet worden vervangen en letten dan niet alleen op afschrijvingstermijnen, maar ook op eventueel gewenste innovatie en beheerskosten.”

“Wij beheren de infrastructuur dus hebben we ook goed zicht op wat er nodig is”, vult Warmerdam aan.

Op 6 juni 2018 heeft koningin Máxima het naar haar vernoemde centrum geopend. “Al die blije gezichten van de kinderen.
Daar hebben we met z’n allen in korte tijd voor gebuffeld. En sindsdien heeft het netwerk zich prima gedragen”, zegt Kamman.